16.01.2025

Un cadrul legal pentru participarea la adunările generale ale acționarilor prin mijloace electronice de comunicare la distanță

Pe 6 decembrie 2024,  a intrat în vigoare Legea nr. 299/2024, prin care au fost aduse unele modificări și completări importante Legii societăților nr. 31/1990, în special sub aspectul desfășurării adunărilor generale ale acționarilor și a votului exprimat în cadrul acestora, în privința cărora nu au existat modificări semnificative de la adoptarea legii, deci din urmă cu douăzeci și cinci de ani. 

Practic, singura ameliorare legislativă de natură a permite digitalizarea în realizarea voinței sociale s-a realizat prin Legea nr. 441/2006, când a fost introdusă posibilitatea transmiterii convocatorului prin scrisoare transmisă pe cale electronică, semnată cu o semnătură electronică (extinsă, conform reglementărilor în vigoare la acel moment), în măsura în care o astfel de posibilitate este prevăzută în actul constitutiv al societății.

Astfel, legea societăților impunea organizarea adunărilor generale prin prezență fizică, la sediul societății ca regulă, putându-se stabili prin actul constitutiv și alte locații pentru desfășurarea adunărilor. O excepție era recunoscută de art. 122 din lege, doar în cazul societăților închise (în cazul cărora dreptul acționarilor de a cesiona acțiunile cunoaște limitări), în cazul cărora se putea stabili prin actul constitutiv posibilitatea desfășurării adunărilor generale prin corespondență, prin aceasta înțelegându-se sensul „clasic”, de corespondență poștală, fiind necesară imprimarea buletinului de vot și expedierea acestuia prin intermediul serviciilor poștale. Totodată, în cazul societăților cărora li se aplică Legea nr. 24/2017 privind emitenții de instrumente financiare și operațiuni de piață, deci a societăților listate la bursă, este prevăzută posibilitatea de a vota prin mijloace electronice de comunicare la distanță în cadrul adunărilor generale ale acționarilor.

Deși, în practică, numeroase societăți au instituit prin actele constitutive posibilitatea desfășurării adunărilor generale ale acționarilor (și a exprimării votului în cadrul acestora) prin mijloace electronice de comunicare la distanță, inexistența unui temei legal lipsit de echivoc în legea societăților a făcut să se manifeste o anumită incertitudine cu privire la legalitatea hotărârilor adoptate.

Astfel, prin nou introdusul articol 1251 se prevede că, în cadrul adunărilor generale, acţionarii pot participa şi vota, personal sau prin reprezentant, fizic sau prin mijloace electronice de comunicare la distanţă. Cea din urmă posibilitate nu se naște însă ope legis în cazul tuturor societăților începând cu data de 6 decembrie 2024, ci este necesar fie ca actul constitutiv să prevadă acest lucru, fie ca acţionarii să hotărască astfel cu majoritatea prevăzută de art. 115 din Lege („majoritatea voturilor deţinute de acţionarii prezenţi sau reprezentaţi”).

O discuție ar putea să apară cu privire la cadrul în care ar urma să se realizeze cea de-a doua ipoteză – fie ar fi vorba de o altă adunare generală desfășurată în prealabil, însă în condițiile de drept comun (prezență fizică), în care se hotărăște ca într-o viitoare adunare generală să poată fi exprimate voturile prin mijloace electronice de comunicare la distanță, fie de situația prevăzută de art. 119 alin. 1) din Lege, respectiv convocarea unei adunări generale la cererea acționarilor (în acest caz nu ar fi, desigur, suficientă întrunirea a 5% din capitalul social, ci de majoritatea prevăzută de art. 115). Tindem să credem că doar prima ipoteza este cea vizată de legiuitor, la această concluzie ducând interpretarea sistematică a prevederilor corespunzătoare introduse în materia societăților cu răspundere limitată „Dacă actul constitutiv prevede sau dacă asociaţii hotărăsc astfel cu majoritatea prevăzută de art. 192 ori dacă toţi asociaţii convin astfel în scris...”.

Trebuie semnalat că posibilitatea introdusă de legiuitor prin art. 1251privește numai exercitarea votului și participarea acționarului la adunare prin mijloace electronice de comunicare la distanță – aceasta nu înseamnă însă că adunarea însăși va fi „ținută” prin același tip de mijloace de comunicare. Altfel spus, adunarea generală se va desfășura în continuare în format fizic, iar acționarii se vor putea pot prezenta personal sau prin reprezentant.Așadar, „ținerea” adunării altfel decât prin prezența fizică se va putea realiza în continuare doar în condițiile art. 122 din lege, respectiv în cazul societăților închise și doar prin corespondență.

Legea prevede un anumit standard în ceea ce privește mijloacele de comunicare a distanță, acestea trebuind să întrunească condiţiile tehnice necesare pentru "identificarea participanţilor, pentru participarea efectivă a acestora şi retransmiterea deliberărilor în mod continuu, pentru exercitarea dreptului acţionarilor de a se adresa adunării, pentru exprimarea votului”, astfel încât să permită identificarea acţionarilor, verificarea ulterioară a modului în care s-a votat şi posibilitatea ca fiecare acţionar să îşi poată verifica votul exprimat. Hotărârile adoptate în cadrul adunărilor generale în cadrul cărora acționarii participă prin mijloace electronice de comunicare la distanţă se vor semna olograf sau cu semnătură electronică.

Același articol 1251 prevede că „acționarii își pot exprima votul și prin corespondență”. Relația acestei noi prevederi cu cele ale art. 122 (la care ne-am referit mai sus) credem că este următoarea: în continuare, în cazul societăților închise, se va putea stabili prin actul constitutiv posibilitatea desfășurării adunărilor generale prin corespondență – în acest caz nu va exista o adunare generală „ținută” în format fizic. În cazul celorlalte societăți, prin actul constitutiv se va putea stabili posibilitatea exprimării voturilor prin corespondență, acestea urmând a fi transmise în vederea unei adunări generale la care acționarii vor putea în continuare să participe în persoană sau prin reprezentant.

În vederea asigurării efectivității posibilității de a exprima votul prin mijloace electronice de comunicare la distanţă, legea prevede obligația inserării în convocator a descrierii procedurilor care trebuie urmate de acţionari pentru a participa şi vota în adunarea generală. 

Modificările prezentate mai sus se vor aplica în cazul tuturor formelor societare, deci atât societăților pe acțiuni, celor în nume colectiv, în comandită simplă, în comandită pe acțiuni și, nu în ultimul rând, societăților cu răspundere limitată.

Merită semnalat că, în trecut, a mai existat o intervenție legislativă privind posibilitatea desfășurării adunărilor generale ale acționarilor și prin mijloace electronice de comunicare la distanță, însă aceasta avut o aplicabilitate temporală limitată la starea de urgență instituită în perioada 16 martie – 14 mai 2020. Astfel, prin OUG nr. 62/2020 pentru adoptarea unor măsuri în domeniul societăţilor, în vederea desfăşurării reuniunilor organelor statutare s-a prevăzut că „pe durata stării de urgenţă, adunările generale ale acţionarilor/asociaţilor pot avea loc, chiar dacă actul constitutiv nu prevede sau interzice, şi prin corespondenţă sau prin mijloace electronice de comunicare directă la distanţă”. Așadar, în plus față de modificarea legislativă instituită prin Legea nr. 299/2024, în perioada stării de urgență din 2020 a fost posibilă nu doar participarea și exprimarea votului, ci desfășurarea propriu-zisă a adunării generale prin mijloace de comunicare la distanță, chiar în cazul unor prevederi de sens contrar ale actului constitutiv.

Există și alte noutăți introduse prin Legea nr. 299/2024 pe care este util să le semnalăm. Una este în privința ordinii de zi: astfel, consiliul de administrație va putea să modifice convocatorul (deci și să propună noi puncte ale ordinii de zi) după momentul publicării (sau, după caz, transmiterii acestuia către acționari), în cel mult 15 zile de la acel moment, fiind în continuare valabilă obligația publicării noii forme cu cel puțin 10 zile înaintea adunării generale, la data menționată în convocatorul inițial. De asemenea, înfiinţarea sau desfiinţarea unor sedii secundare: sucursale, agenţii, reprezentanţe sau alte asemenea unităţi fără personalitate juridică devine o atribuție ce va putea fi delegată consiliului de administrație/directorului prin actul constitutiv sau prin hotărârea adunării generale extraordinare a acționarilor, pe lângă atribuțiile permise în prezent (schimbarea sediului societăţii, schimbarea obiectului secundar de activitate sau majorarea capitalului social).

În mod evident, dreptul de a vota în cadrul adunărilor generale ale acționarilor prin mijloace electronice de comunicare la distanță este unul bine venit, de natură să încurajeze și să ușureze participarea acționarilor la formarea voinței sociale (ne gândim în primul rând la acționarii ce nu locuiesc în localitatea în care ar fi urmat să se desfășoare adunarea generală), dar și cu efecte benefice în ceea ce privește timpul necesar organizării adunărilor generale, dar și a costurilor aferente. Rămâne de văzut în ce măsură acționarii vor uza de posibilitatea instituită de legiuitor și vor hotărî ca voturile din adunările generale să poată fi exprimate, în viitor, și prin mijloace electronice de comunicare la distanță sau vor păstra modalitatea de lucru actuală.

 Articol scris de Mihai Stănescu - Managing Associate. 

image